1. Apostille là gì?

Apostille là chứng nhận được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia thành viên Công ước Apostille năm 1961 nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công.

Nói một cách đơn giản, Apostille là cơ chế giúp giấy tờ công của một quốc gia có thể được sử dụng tại một quốc gia thành viên khác mà không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình truyền thống.

Theo cơ chế Apostille, thay vì phải trải qua nhiều bước xác nhận giữa cơ quan của nước cấp giấy tờ và cơ quan đại diện ngoại giao của nước nơi giấy tờ được sử dụng, giấy tờ chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp cấp chứng nhận Apostille hợp lệ.

Ví dụ:

Một giấy tờ công được cấp tại một quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam.

Nếu giấy tờ đó được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp Apostille hợp lệ, khi đưa giấy tờ vào Việt Nam thì về nguyên tắc không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, người sử dụng giấy tờ vẫn phải đáp ứng các yêu cầu khác của cơ quan tiếp nhận, chẳng hạn như yêu cầu về dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch nếu pháp luật Việt Nam hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

2. Công ước Apostille bắt đầu áp dụng tại Việt Nam từ khi nào?

Việt Nam đã chính thức nộp Văn kiện gia nhập Công ước Apostille cho Cơ quan Lưu chiểu vào ngày 31/12/2025.

Theo quy định của Công ước, các quốc gia thành viên có quyền phản đối việc Việt Nam gia nhập trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được thông báo.

Đối với các quốc gia không đưa ra tuyên bố phản đối, Công ước bắt đầu có hiệu lực giữa Việt Nam và quốc gia đó từ ngày 11/9/2026.

Do đó, từ ngày 11/9/2026, Việt Nam bắt đầu triển khai cơ chế Apostille đối với các quốc gia có quan hệ áp dụng với Việt Nam.

Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý: không phải tất cả các quốc gia đã tham gia Công ước Apostille đều mặc nhiên áp dụng Apostille với Việt Nam. Cần kiểm tra quan hệ áp dụng giữa Việt Nam và từng quốc gia tại thời điểm thực hiện thủ tục.

3. Apostille có thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự không?

Apostille không được áp dụng cho tất cả giấy tờ và tất cả quốc gia.

Cơ chế Apostille chỉ được áp dụng khi giấy tờ đáp ứng các điều kiện theo Công ước và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam.

Nếu giấy tờ được cấp tại quốc gia không có quan hệ áp dụng với Việt Nam thì vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành.

Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý

Theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Ngoại giao/Cục Lãnh sự:

Đức: không áp dụng Apostille với Việt Nam do đã đưa ra tuyên bố phản đối.
Áo: không áp dụng Apostille với Việt Nam do đã đưa ra tuyên bố phản đối.
Cộng hòa Séc: không áp dụng Apostille với Việt Nam do đã đưa ra tuyên bố phản đối.
Thái Lan: mặc dù là thành viên Công ước nhưng quan hệ áp dụng với Việt Nam bắt đầu từ 28/02/2027. Trước thời điểm này, hồ sơ vẫn thực hiện theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Vì vậy, trước khi thực hiện hồ sơ, cần xác định chính xác quốc gia cấp giấy tờ và quan hệ áp dụng Apostille giữa quốc gia đó với Việt Nam.

4. Có phải giấy tờ nào cũng được cấp Apostille không?

Cơ chế Apostille áp dụng đối với giấy tờ công thuộc phạm vi của Công ước và đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Ngoài ra, giấy tờ phải được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

Trong quá trình tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối tiếp nhận hoặc sử dụng giấy tờ trong trường hợp:

Không xác thực được chứng nhận Apostille;
Apostille có dấu hiệu giả mạo;
Apostille không hợp lệ;
Giấy tờ được cấp tại quốc gia không có quan hệ áp dụng với Việt Nam theo Công ước.

Do đó, việc kiểm tra tính xác thực của Apostille là một bước quan trọng khi sử dụng giấy tờ nước ngoài.

Điểm quan trọng nhất cần nhớ là:

Apostille không phải là một loại “tem vàng” mới được sử dụng cho mọi quốc gia. Việc có thể sử dụng Apostille hay vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào quốc gia cấp giấy tờ và quan hệ áp dụng Công ước giữa các quốc gia.

Kết luận

Việc Việt Nam triển khai Công ước Apostille từ ngày 11/9/2026 tạo ra một cơ chế đơn giản hơn trong việc sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.

Về nguyên tắc, khi giấy tờ công được cấp tại một quốc gia có quan hệ áp dụng với quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng và đã được cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille hợp lệ, người sử dụng không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, Apostille không áp dụng cho tất cả các quốc gia và không thay thế các yêu cầu khác về hồ sơ. Người thực hiện cần kiểm tra quan hệ áp dụng giữa các quốc gia, tính hợp lệ của Apostille cũng như yêu cầu về dịch thuật, công chứng/chứng thực của cơ quan tiếp nhận.

Đối với những hồ sơ có yếu tố nước ngoài, việc xác định đúng hình thức chứng nhận – Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự – ngay từ đầu là bước quan trọng để hồ sơ được xử lý đúng và hạn chế phát sinh thủ tục.

Nếu Quý khách đang có nhu cầu xin tem Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc tem Apostille cho giấy tờ, hồ sơ sử dụng tại Việt Nam hoặc nước ngoài, Công ty Luật Huy Hoàng sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định.

Huy Hoang Law Firm

📞 Telephone: +84 944 580 222
📧 Email: tuvan@luathuyhoang.vn
🌐 Website: https://luathuyhoang.vn/
🏢 Address: 2nd Floor, LK05 – Urban Area 54, Alley 85 Ha Dinh Street,
Thanh Xuan Trung Ward, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam